Kopgroep, peloton en staartgroep

Strategie├źn en scenario's van de Rotterdamse Volksuniversiteit

Na de persconferenties van donderdag 12 maart en zondag 15 maart sloot ook de Rotterdamse Volksuniversiteit haar deuren. In die dagen was er veel contact met directeuren van andere Volksuniversiteiten, met name met de Volksuniversiteit Den Haag, Utrecht en Amsterdam. Hoewel alle vier de Volksuniversiteiten online lessen zijn gaan aanbieden, heeft de Rotterdamse Volksuniversiteit ook voor andere strategieën gekozen, passend bij hun eigen organisatie. Dat neemt echter niet weg dat ze veel kennis en materiaal hebben uitgewisseld om elkaar te ondersteunen bij deze opgave. Dat is misschien wel juist het mooie aan deze crisis: de meerwaarde van samenwerking is direct zichtbaar. Teun de Booij, directeur van de Rotterdamse Volksuniversiteit, vertelt hierover.

Meerdere scenario's

“In Rotterdam zijn we op 16 maart gestart met twee scenario’s, die elkaar niet in de weg zouden zitten als er één werkelijkheid zou worden. Scenario 1: we gaan een paar weken dicht, na 6 april hervatten we onze lessen. Scenario 2: we gaan voor onbepaalde tijd dicht. Scenario 1 betekende het maken van een planning voor het opschuiven en inhalen van alle cursussen (zo’n 250) na 6 april en daar de knelpunten van in kaart brengen. Scenario 2 betekende zoveel mogelijk cursussen verder online laten gaan. Beide scenario’s gaan uit van een passend of redelijk alternatief, om aan de verplichting die onze Volksuniversiteit aan cursisten heeft te kunnen voldoen. Inmiddels weten we dat scenario 2 meer werkelijkheid is geworden, dus ik leg uit hoe we dat in het vat hebben gegoten en hoe scenario 1 daarbij van pas kwam."

"Op 18 maart heb ik een uitvraag gedaan bij onze docenten om zich op te geven voor het geven van online lessen. Ze moesten zichzelf, afhankelijk van hun vaardigheden met betrekking tot online onderwijs, opgeven voor één van de drie groepen: kopgroep, peloton en een staartgroep."

Kopgroep

"De kopgroep zou al snel starten, in de week van 20 maart. Het peloton in de week van 30 maart en de staartgroep in de week van 6 april. Cruciaal bij elke groep is heldere communicatie over verwachtingen en verantwoordelijkheden, wat doe je bijvoorbeeld als cursisten niet mee willen doen? Waar registreer je absenten? Hoe zorg je ervoor dat je gegevens van cursisten AVG-proof verstrekt aan docenten? Elke ‘kopgroepdocent’ stelde we twee vragen; welk platform gebruik je en ben je bereid om andere docenten te helpen met het optuigen van hun online lessen? De aantallen waren overweldigend. Toen we kozen voor deze strategie had ik verwacht dat er hooguit 7 of 8 cursussen waren waarvan hun docenten de kopgroep zouden vormen. Dit bleken er ruim 80 te zijn. Binnen een week waren er 80 cursusgroepen online lessen aan het volgen."

Peloton

"Positieve ervaringen deelden we in videoboodschappen om docenten uit ‘het peloton’ te motiveren en wegwijs te maken op platforms als Zoom, Google classroom en Skype. Docenten die nog onzeker waren werden gekoppeld aan docenten uit de kopgroep, ze mochten meekijken in de les of oefenden met elkaar. Dit peloton ging van start met online lessen in de week van 30 maart. Toen waren er ruim 160 cursussen online."

Staartgroep

"Op dit moment (7 april 2020, red.) staan we aan de start van de week van de staartgroep. Deze groep bestaat uit cursussen die om diverse redenen nog niet online gegeven werden. Tot vorige week bestond er zelfs nog de mogelijkheid dat deze cursussen vandaag weer offline hadden kunnen plaatsvinden. Ongeveer de helft van deze groep gaat alsnog online door. Ze kunnen rekenen op ondersteuning van ervaringsdeskundigen (kopgroep en peloton) die hen voorgingen de afgelopen weken. Als een docent ons meldde niet online te willen of kunnen, zochten we een vervangende docent. Dit leverde soms moeilijke gesprekken op, maar uiteindelijk altijd met wederzijds begrip.

De andere helft van de staartgroep hebben we herplaatst naar juni en september. De keuze om te verplaatsen of om alsnog online te gaan, lieten we niet bij de docenten, maar was er een ter beoordeling van de volksuniversiteit. Hierbij maken we de afweging op grond van inhoud van de cursus én de samenstelling van de cursusgroepen. Sommige cursussen lenen zich niet voor online omdat ze bijvoorbeeld materiaal behoeven dat mensen niet thuis hebben. Neem een cursus bijenhouden bijvoorbeeld, niemand heeft een bijenkast op z’n balkon staan. Ook hebben we veel cursussen waar uitsluitend ouderen aan mee doen. Hoewel dit cliché gelukkig vaak wordt tegen gesproken, zijn veel ouderen nog beperkt ICT-vaardig; sommige van hen hebben niet eens internet, laat staan een e-mailadres."

De winst van scenario-ontwikkeling

"Uit dit alles blijkt dat het uitdenken van scenario 1 niet voor niets is geweest: we hebben een goed zicht op de cursussen en de bezetting van ons gebouw die onder druk komt te staan omdat we de komende maanden nog veel cursussen zouden gaan starten. We plakten de scenario’s als het ware als overtrekpapier op elkaar om eventuele knelpunten op te lossen. Natuurlijk zijn er ook cursisten die het ‘passende’ of ‘redelijke’ alternatief van verplaatsen of online verder gaan niet accepteren. Zij kunnen een schriftelijk bezwaar indienen, waar een commissie mee aan de slag gaat in mei. Tot nu toe zijn er ongeveer 40 cursisten die hebben aangegeven hiervan gebruik te willen maken. Een groot deel hiervan stond overigens bij ons al bekend als 'wanbetaler'. Als je dit afzet tegen het totaal aantal cursisten, ruim 4500, is dat dus minder dan 1%. Als je laat zien dat je hard werkt aan deze opgave en eerlijk bent over antwoorden die je nog niet hebt zul je merken dat mensen over het algemeen heel meegaand zijn. Dit betekent overigens niet dat het makkelijk is.

Bij deze transitie kom je van alles tegen, je leert je organisatie en haar leden op een hele andere manier kennen. Er ontstaan knelpunten en problemen die je ad hoc oplost, onder andere door te overleggen met andere volksuniversiteiten. Binnen je eigen organisatie komt hulp uit soms onverwachte hoek, maar het ontbreken ervan ook. Ik ben heel erg onder de indruk van de veerkracht van onze stafleden, docenten en vrijwilligers, maar ik ben me ook bewust van de noodzakelijkheid van die veerkracht als eigenschap in de onzekere toekomst die voor ons ligt.”

Teun de Booij
Directeur