Pilot Report App Hillegomse Muziekschool

Cultuurconnectie is in het kader van sociale veiligheid een samenwerking aangegaan met het preventieplatform Report App. In het najaar van 2023 startte de Hillegomse Muziekschool met de pilot: een op maat gemaakte app volledig afgestemd op de eigen organisatie. Cultuurconnectie evalueerde het afgelopen half jaar met directeur-bestuurder Nadine Stolk.

Waarom heb je jouw organisatie opgegeven om mee te doen met de pilot van de Report App?

logo report app

"Een sociaal veilige werkomgeving creëren is iets waarvoor veel aandacht is in de media, maar waarvan ik binnen mijn organisatie steeds hoorde ‘dit speelt bij ons toch allemaal niet’. Als werkgever vind ik het belangrijk dat er aandacht is voor dit onderwerp, want het gaat om heel veel meer dan ongewenst gedrag op de werkvloer. En dat het bij ons niet speelt, dat hoop ik inderdaad ook, maar voorkomen is nog altijd beter dan genezen…

Op het moment dat de mogelijkheid kwam om als pilotorganisatie mee te werken aan Report App was ik net druk bezig met het uitwerken van ons PSA beleid en mij aan het verdiepen in het starten met interne of externe vertrouwenspersonen. Het leek mij een uitgelezen kans om niet alleen op papier een mooi beleidsstuk te schrijven, maar om ook samen met de mensen van Report App te kunnen nadenken over een manier waarop dit onderwerp ook echt meer zou kunnen gaan leven bij onze medewerkers."

Wat heeft deelname aan de pilot je tot nu toe opgeleverd?

"Door de introductie van de app is het gesprek over ongewenst of eigenlijk gewenst gedrag op de werkvloer opgestart, dat vind ik al een enorm winstpunt.

Daarnaast vind ik het persoonlijk ook heel fijn dat er externe vertrouwenspersonen zijn gekoppeld aan de app. Als directeur van een kleine organisatie vind ik het heel belangrijk om veel aanwezig te zijn en om zoveel mogelijk mijn deur open te hebben staan voor mijn medewerkers. Ik wil er graag voor ze zijn en naar ze luisteren als ze hun verhaal kwijt willen. Maar laten we eerlijk zijn, het is een illusie om te denken dat iedereen altijd met alles bij mij binnen wil of kan stappen. Daarom vind ik het heel belangrijk dat er nu een plek is waar alle informatie gevonden kan worden én waar elke medewerker in gesprek kan met een vertrouwenspersoon zonder dat ik daarvan op de hoogte ben."

Wat heeft het je medewerkers gebracht, hebben ze er voordeel van?

"Een paar weken na de lancering van de app ontstond er een vervelende situatie in de school en was er sprake van ongewenst gedrag in de vorm van intimidatie. Eigenlijk allemaal heel vervelend, maar aan de andere kant ook een aanleiding om te kunnen laten zien wat de app in zo’n situatie kan betekenen voor onze medewerkers.

Medewerkers hebben gezien dat de app niet alleen een plek is waar je een melding kunt doen van ongewenst gedrag of waar je contact kunt opnemen met een vertrouwenspersoon. Maar de app is ook een bron van informatie. Het feit dat alle informatie over intimiderend gedrag, maar ook ons eigen protocol, met één druk op de knop binnen handbereik was, heeft ervoor gezorgd dat de medewerkers wisten hoe te handelen en dat bracht rust."

Kun je iets vertellen over je gebruikerservaring? Was het tijdsintensief om de app in te richten?

"Het kost zeker even wat tijd, maar ik ben enorm goed hierin geholpen door de mensen van Report App. Na een kennismakingsgesprek heb ik alle beleidsstukken die er al waren met hen gedeeld en hebben we samen een opzet gemaakt voor de inrichting van de app. Per onderwerp zijn er verschillende standaardteksten door Report App aangeleverd die ik alleen maar hoefde te herschrijven zodat het beter paste bij de tone of voice van onze eigen organisatie.

Zodra onze eigen app omgeving volledig was ingericht hebben we een kick off bijeenkomst georganiseerd voor alle medewerkers. In deze online bijeenkomst heb ik kunnen uitleggen waarom we gebruik gaan maken van deze app en hebben de medewerkers van RA uitgelegd welke informatie te vinden is in de app en hoe deze gebruikt kan worden. Daarnaast hebben de vertrouwenspersonen die aan onze organisatie zijn gekoppeld zich persoonlijk voorgesteld en wat meer uitleg gegeven over hun werk en over de mogelijkheid om met hen in contact te komen.

Nu draait de app en heb ik regelmatig even contact met Report App over de volgende stappen, want de vraag blijft: hoe zorg ik er nu voor dat medewerkers de app niet alleen downloaden maar ook echt gaan gebruiken? Het is daarom belangrijk om regelmatig nieuwe content te delen in de app. Dat is best een klus, maar ik heb voor mijzelf bedacht om te starten met een maandblog. Elke maand schrijf ik een blog die telkens gericht is op een ander onderwerp dat raakt aan een sociaal veilige werkomgeving. De blog heet ‘In gesprek met Nadine’. Ik hoop op deze manier te kunnen laten zien dat op een goede werkplek het over veel meer gaat dan alleen maar het voorkomen van ongewenst gedrag. Ook onderwerpen zoals werkdruk, diversiteit en inclusie, hoe om te gaan met lastige leerlingen en/of ouders zijn dingen die hierbij horen.

De blog in de maand maart ging over ‘Nationale Complimentendag’. Ik stuurde alle medewerkers op 1 maart een kaartje per post en hierover schreef ik ook een blog. Even de schijnwerpers op mijn mooie team en complimenten voor al het werk dat zij elke dag verzetten voor onze leerlingen en deelnemers. Dat werd enorm gewaardeerd.

We zitten nu nog in het begin van deze pilotfase, een groot deel van de medewerkers heeft de app gedownload en er is al veel gezocht op informatie. Ik hoop dat zij op een gegeven moment met mij in gesprek gaan zodat ik met één van hen de maandblog kan schrijven."

Hillegomse Muziekschool