Het bijhouden van het UBO-register, een bestuurlijke taak

Het bestuur van een stichting heeft een druk bestaan. Het was even wennen na de invoering, maar inmiddels is het als - als het goed is - aan haar dagelijkse taken toegevoegd: het actueel houden van de registratie in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit register wordt door de KvK naast het alom bekende handelsregister gehouden.

Niet alleen bij oprichting, maar bij elke wijziging in bestuur, toezicht en directie heeft het bestuur als taak het handelsregister, én - wanneer nodig - het UBO-register bij te werken. Dit laatste is nodig wanneer de persoon van de UBO of de aard van het gehouden belang van een UBO wijzigt.

In de dagelijkse praktijk van KAeP hebben zij hier als notaris veel mee te maken. Met regelmaat zien zij dat bij een wijziging in bestuur, toezicht of directie het handelsregister wordt bijgewerkt, maar het UBO-register wordt vergeten. Ook komen zij veel tegen dat de ingeschreven aard van het belang niet klopt. Op het niet of niet juist registreren in het UBO- register staan vervelende boetes (oplopend tot € 22.500).

KAeP adviseert dan ook om de registratie in het UBO-register als vast onderdeel in de procedure bij een wijziging in bestuur, directie of toezicht op te nemen. En om bij twijfel over wie als UBO moet worden aangemerkt of met welk belang, nader onderzoek te doen en/of een deskundige te raadplegen.

Tot slot, veel dienstverleners (zoals notarissen of banken) hebben daarnaast een eigen verplicht cliëntenonderzoek, waar een UBO-analyse vaak onderdeel van is. Ook daar zul je als bestuur dus de nodige UBO-documenten tegen komen.

Heeft u vragen over het UBO-register? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met KAeP Notaris, of kijk voor meer informatie bij hen op de website.