Interview Nadine Stolk

In het najaar van 2023 had de Hillegomse Muziekschool de primeur om als eerste lidorganisatie binnen het nieuwe certificeringskader 'Kwaliteit in Beeld' (2.0) gecertificeerd te worden. Directeur-bestuurder Nadine Stolk heeft in haar twaalf jaar als leidinggevende inmiddels drie keer een certificering doorlopen en heeft de ontwikkelingen rondom kwaliteitszorg in de branche op die manier van dichtbij meegemaakt. Cultuurconnectie sprak met Nadine over haar ervaringen, vooral vanuit het perspectief van een kleine organisatie met een klein team.

Het is misschien alweer even geleden, maar hoe was het om als eerste het nieuwe Kwaliteit in Beeld-certificaat te krijgen?

Artikel_HD_Hillegomse_Muziekschool

“Wij hadden onze audit in het najaar van 2023, maar de officiële uitreiking van het keurmerk heeft pas later op 3 februari 2024 plaatsgevonden tijdens onze open dag. In die tussenliggende periode hebben wij op allerlei manieren al heel veel positieve aandacht gekregen voor onze organisatie en onze certificering. Van media en overheden in de regio tot Hillegommers en klanten van onze muziekschool. Je moet het ijzer wel smeden als het heet is, anders zakt de aandacht weer weg. Door al die aandacht voelt het dus niet zo lang geleden. Het was eigenlijk ook perfect dat wij al onze PR-momenten naderhand konden vormgeven, want wij waren ook in voorbereiding van een nieuw strategisch plan voor onze organisatie, dus dat konden wij mooi combineren.”

Hoe kijk jij tegen certificering aan, met name vanuit het perspectief van een kleine culturele organisatie?
“Ik vind kwaliteitszorg enorm belangrijk, zeker voor een kleine organisatie zoals de onze en ik zie het vooral als een kans dat een onafhankelijke partij even met je meekijkt hoe je dingen hebt gedaan, doet en wil gaan doen. Ik grijp dat met beide handen aan. Dit is inmiddels mijn derde certificering bij de Hillegomse Muziekschool en de eerste certificering was toen ik nog maar net een jaar hier directeur was en dan ben je al blij als het een beetje op orde is. Die eerste certificering heeft toen enorm geholpen om te bepalen wat er nog moest gebeuren. In een kleine, vrij platte organisatie als de onze geldt daarbij ook nog eens dat heel veel eindverantwoordelijkheid bij de directeur ligt en dat is ook een kwetsbaarheid als de directeur om wat voor reden dan ook uitvalt. Dan geeft het rust binnen de organisatie als de processen goed op papier staan.”

“De Hillegomse Muziekschool slaat nieuwe wegen in en wil er voor álle inwoners zijn: ’Muziek geeft het leven kleur en dat kan op vele manieren”

Was het dit keer voor jou - en je organisatie - ook anders dan die eerste certificering?
“We waren natuurlijk allemaal aan het bijkomen van de coronaperiode: daarin was alles ingesteld op overleven en was er eigenlijk geen ruimte voor bezinning of heroriëntatie. Onze laatste certificeringsronde viel echter samen met een grote verandering in ons organisatiebeleid en zo’n audit maakt het dan eigenlijk makkelijker om die ontwikkeling helder te maken, iedereen in de organisatie hierin te betrekken en een kritische blik van buitenaf is dan welkom. Eerst dacht ik nog dat dit het misschien teveel van het goede zou zijn, maar het bleek juist goed uit te pakken. Ook vond ik dat het kader deze ronde weer net wat beter en preciezer in elkaar stak dan voorheen: het liet je dieper nadenken over risico’s en verantwoording. Daarmee heeft het kader zélf ook een kwaliteitsslag weten te maken.”

Welke rol hebben jouw medewerkers in het certificeringsproces gehad? Was die nu anders?
“Het is mijn bewuste keuze om mijn medewerkers vooral te laten excelleren op dátgene waarvoor zij inhoudelijk verantwoordelijk zijn en dat is de educatie en de leerlingenzorg. Hen dingen laten doen waar zij ongelukkig van worden, pakt uiteindelijk ook niet goed uit voor de leerling, maar als hun inhoudelijke bijdrage aan de kwaliteitszorg hen ook gelukkiger maakt, dan is dát de proef op de som dat je iets goed doet met je organisatie. Medewerkers waren daarom vooral betrokken bij de inhoudelijke evaluatie van de kwaliteit van het onderwijs en de leerplannen waarin we met elkaar afspreken wat de basis is.”

Wat is die basis volgens de Hillegomse Muziekschool?
“Dat de leerling centraal staat en er goed gekeken wordt naar wat de leerlingen zelf aangeven, maar dat er ook een visie is op onderwijs die door de docent vanuit zijn of haar persoonlijke betrokkenheid uitgevoerd kan worden. Ons team heeft zich zeker wel laten inspireren door de landelijke raamleerplannen (LKCA red.), maar het is wel maatwerk geworden en de docenten zijn echt de ontwerpers geweest van hun eigen aanpak. Het besef dat hun zorg om en voor kwaliteit ook onderdeel is van een overkoepelende zorg voor kwaliteit, is voor docenten vaak niet eens zo bewust aanwezig, maar dat is misschien ook wel goed; zij houden focus op hún taak en ik op de mijne. De medewerkers die in mijn ‘klankbordgroep’ zaten, bleken het wel heel leuk te vinden om ook bij de grotere onderwerpen betrokken te worden en dat heeft geleid tot meer betrokkenheid en meer actief meedenken over de ontwikkeling van de organisatie. Dat is ook mooie bijvangst.”

Heb je ook zzp’ers en betrek je die ook in dit soort processen?
“Ongeveer de helft is zzp’er, maar het is meer toeval dan opzet dat die niet in de klankbordgroep zitten. Ik zie dat de zzp’ers wat sterker vertegenwoordigd zijn in groepjes die nieuwe projecten ontwikkelen dan zaken die om de organisatie draaien. Natuurlijk let ik er ook op dat de vrije status van de zpp’er niet in het gedrang komt en dat er geen schijn kan ontstaan van een dienstverband, maar ik moedig het betrokken meedenken over de ontwikkeling van organisatie alleen maar aan.”

Wat betekent kwaliteitszorg voor jullie partners, bijvoorbeeld bij de gemeentelijke overheid?
“De gemeente Hillegom en wij hebben eenzelfde visie op de samenleving en welke rol de muziekschool daarin vervult. Daarom is de samenwerking ook steeds heel goed. De feestelijke onthulling van ons certificaat was dus evengoed een feestje van de wethouder als van ons, want zij was heel erg trots. Certificering staat overigens vanaf het begin al in onze prestatieafspraken met de gemeente, maar we zien het zelf niet als een ‘moetje’. De meerwaarde is vanzelfsprekend.”

Vanzelfsprekend?
“Ja, ik vind het heel normaal om dit te doen. Het is ook een onderdeel van de professionalisering van onze branche, want wij zijn als werkgevers verantwoordelijk voor een kwalitatief goede werkomgeving en goed beleid. Daarnaast werken wij ook met gemeenschapsgeld en dat daar bepaalde normen en kwaliteitseisen aan gesteld worden- is toch normaal? Dan maakt het niet uit of je organisatie groot of klein is. Daarbij komt dat ik best perfectionistisch ben en het heel vervelend zou vinden als een auditor mij wijst op dingen waarvan ik later denk dat ik dat zelf ook wel had kunnen verzinnen. Dat maakt dat ik mij erg bewust ben van allerlei zaken die van invloed zijn (of kunnen zijn) op de kwaliteit. De punten die aandacht behoeven, die blijven, dus er is altijd nog ‘werk aan de winkel’, maar zo’n rapport bevestigt dat ik het goed heb gezien en dat geeft rust.”

Heb je voorbeelden van wat dat dan oplevert?
“Je huis op orde hebben, maakt vooral dat je je vervolgens volledig kan richten op het creëren van creatieve oplossingen en maatschappelijke meerwaarde. Je hebt dan rust en je partners hebben vertrouwen in je, want je bent professioneel georganiseerd. Ik heb ook voorbeelden dat het mensen over de streep trok om les bij ons te nemen, want ‘daar zal het wel goed zijn’.”

“Er kwam tijdens de open dag een vrouw binnenlopen die in de krant had gelezen dat we een keurmerk hadden gehaald en dat gaf haar het vertrouwen om de muziekinstrumenten van haar overleden man aan ons te geven, want dan zouden die hier wel een goed plekje krijgen bij kinderen die dat goed zouden kunnen gebruiken. Dat was een heel emotioneel moment.”

“De samenwerking met onderwijs en welzijn heeft ons ook geleerd om de deur echt open te zetten en de aanbodgericht aanpak los te laten. De deelnemers krijgen spreekwoordelijk de sleutel, wij zijn het canvas en onze expertise is het materiaal dat zij mogen gebruiken om hun eigen betekenisvolle dingen en ervaringen te maken. Onze samenwerkingspartners in zorg en welzijn brengen ook een ander perspectief mee en dat is erg verfrissend.”

Jij hebt drie certificeringsprocessen meegemaakt. Heb je advies voor collega’s die zich opmaken voor hun certificering? Is er iets wat je mee zou willen geven?
“Dat je het moet zien als een hulpmiddel. Ik heb het zelfs als een geschenk gezien, want het heeft mij enorm geholpen om dingen scherp te krijgen en te houden. Mijn ervaring bij alle drie certificeringsprocessen is overigens steeds zo geweest dat het altijd draaide om de toepasbaarheid binnen de eigen organisatie en dat er door auditoren altijd goed naar de context is gekeken. Wordt het dan appels met peren vergelijken? Nee, want of je nu groot of klein bent, veel dingen rondom kwaliteit zijn hetzelfde of tenminste vergelijkbaar. Het gaat daarbij veel meer om de (toekomst)bestendigheid van je organisatie dan of het nu, op dit moment, perfect verloopt. Ze (de auditoren, red.) willen je echt vooruit helpen en onze sector sterker maken. Deze laatste certificering vond ik overigens veel steviger – en dat bedoel ik positief – dan de eerdere kaders: er wordt goed gekeken naar de consistentie en of je ‘compliance’ op orde is, dus er wordt minder gemist of over het hoofd gezien. Een goede tip is om iemand nabij te hebben, die jou hierbij kan helpen. Ik heb het geluk dat ik in mijn Raad van Toezicht iemand heb die auditor is in de zorgsector, dus daar zit enorm veel expertise. Kortom, zorg dat je kennis over relevante onderwerpen om je heen verzamelt.”

Hoe zie je hierin de rol van Cultuurconnectie?
“Wij krijgen allemaal heel veel en goede informatie via Cultuurconnectie aangereikt, maar die moet je dan wel zelf verwerken in je kwaliteitszorg. Een nieuwsbrief schuin doorlezen is dan niet voldoende, want ook je Raad van Toezicht, moet kunnen teruglezen en beoordelen of de organisatie goed bestuurd wordt. Binnen de vereniging zélf zie ik een rol weggelegd voor organisaties zoals de onze, die dit allemaal al een keer doorlopen hebben, zodat we elkaar op weg kunnen helpen. Saamhorig én professioneel, zo zie ik het voor mij.”

Nadine Stolk

Nadine Stolk studeerde oude muziek en muziekpedagogiek aan het Koninklijk Conservatorium in Den Haag. Tevens voltooide zij een Executive Master, Organisatie, Cultuur en Management aan de Universiteit van Utrecht. In 2008 startte zij als docent muziek bij de Hillegomse Muziekschool. In 2012 nam zij als directeur de leiding over de organisatie. Sinds 2023 is de bestuursvorm van de Hillegomse Muziekschool gewijzigd, heeft de organisatie een Raad van Toezicht en is Nadine Stolk directeur-bestuurder geworden.

Voor meer informatie: